AI verovert de griffie: inzichten uit de Griffiemonitor 2025
De Griffiemonitor 2025 van Necker laat een rijk en genuanceerd beeld zien van hoe gemeentelijke griffies hun werk organiseren, waar de druk ligt, en welke rol AI daarin begint te spelen. Het onderzoek, waaraan 198 griffiers deelnamen, biedt inzicht in formatie, functies, tijdsbesteding, ambities én het jaarthema: de goed geoliede griffie. AI speelt daarin een steeds grotere rol.
AI stijgt snel op de agenda van griffies
Uit het document blijkt dat alle griffies inmiddels bekend zijn met AI, maar de mate van toepassing verschilt sterk. De eerste echte AI-stappen worden beschreven in hoofdstuk 5, waar Necker observeert dat zowel bewustwording als praktische toepassing groeit, maar dat kleine griffies vaak eerst trainingen volgen om hun basiskennis te vergroten.
Grotere griffies hebben doorgaans meer mogelijkheden: zij beschikken vaker over digitaliseringsadviseurs en kunnen daardoor sneller pilots en implementaties uitvoeren. Kleine griffies moeten het doen met beperkte capaciteit én vaak zonder gespecialiseerde digitale functies.
“We hebben een Google voor de raad gebouwd”
Een van de meest tot de verbeelding sprekende praktijkvoorbeelden komt uit gemeente Emmen. In de toelichting op pagina 7 vertelt griffier Sander Engelen hoe daar sinds 2024 actief AI wordt ingezet — van het analyseren van raadsstukken tot het opstellen van adviezen en tijdlijnen. De grootste stap is de introductie van een AI-zoekmachine die het raadsinformatiesysteem razendsnel doorzoekbaar maakt. Dit voelt volgens de griffier alsof ze “een Google voor de raad” hebben gebouwd.
Emmen werkt daarbij uitdrukkelijk alleen met openbare informatie, volgt privacyregels en stelt alleen vragen aan AI waarvan het team de antwoorden kan controleren. Men bereidt de raad bovendien actief voor op gesprekken over ethiek, risico’s en de gewenste inzet van AI.
AI als kans — maar eerst de informatiehuishouding op orde
De Griffiemonitor bevat ook een andere belangrijke les: AI faalt als de informatiehuishouding rommelig is. In het document legt AI-specialist Daniel Verloop van de gemeente Montferland uit dat hun AI-pilot technisch zeer succesvol was, maar toch is stopgezet omdat de onderliggende informatiehuishouding niet betrouwbaar genoeg was.
Zijn waarschuwing is scherp:
“AI legt verbanden dwars door alles heen. Een mens snapt dat een vertrouwelijk document dat per ongeluk in een openbare map staat niet gedeeld mag worden. AI niet.”
Montferland hanteert daarom de regel:
Eerst de data op orde, dan pas AI.
Daarnaast adviseert Verloop om alleen met AI te starten wanneer ten minste 70% van de documenten correct is gelabeld met metadata, en om altijd een DPIA en IAMA uit te voeren — liefst met externe validatie.
Waar AI nu al wordt ingezet
Uit de inventarisatie (hoofdstuk 5) blijkt dat griffies AI vooral gebruiken voor:
het genereren van overzichten uit het raadsinformatiesysteem (RIS)
het opstellen van conceptberichten (zoals e-mails)
ondersteuning bij raadscommunicatie
samenvattingen van raadsvoorstellen of teksten
categoriseren van opbrengsten uit raadsessies
Toepassingen zoals spraak-naar-tekst, slimme zoekfuncties en geautomatiseerde onderleggers worden bovendien in diverse gemeenten genoemd.
AI-gebruik vraagt om duidelijke randvoorwaarden
Necker’s AI-adviseur Lucyenne van de Coevering formuleert op pagina 22 drie basisvoorwaarden voor datagedreven, verantwoord AI-gebruik:
Basiskennis van AI binnen het hele team
Bewustzijn van risico’s, zoals onbetrouwbare output en privacygevaren
Duidelijke afspraken en kaders voor veilig experimenteren met AI
Teams die verder willen ontwikkelen, hebben vooral grip nodig op de informatiehuishouding: zonder structuur in data kan AI geen betrouwbare resultaten opleveren.
Griffies zien AI als middel om efficiënter te werken
Het jaarthema de goed geoliede griffie draait om slimmer organiseren, efficiënter werken en werkdruk verminderen. AI komt daarbij nadrukkelijk naar voren. Uit de antwoorden van griffiers (pagina 21) blijkt dat men AI vooral inzet of wil inzetten bij:
het verwerken van stukken
het plannen van vergadercycli
het maken van verslagen
het verwerken van moties en toezeggingen
het doorzoeken van grote documentverzamelingen
Conclusie
De Griffiemonitor 2025 laat zien dat AI zijn intrede in de griffie definitief heeft gedaan, maar dat succesvolle toepassing valt of staat met een solide basis. Gemeenten als Emmen laten zien hoe AI processen verrijkt en versnelt. Maar gemeenten als Montferland laten zien dat AI ook risico’s kan vergroten wanneer de informatiehuishouding niet op orde is.
De race gaat dus niet om de snelste adoptie van AI, maar om de meest verantwoorde.