Legal Prompt van de week: Beoordelen Klokkenluidersregeling
Elke week delen we op onze website de Legal Prompt van de Week om juristen te inspireren bij het gebruik van taalmodellen in hun dagelijkse werk. Of je nu op zoek bent naar een nieuwe invalshoek, een efficiëntere manier om informatie te analyseren of een innovatieve aanpak voor juridische vraagstukken, onze prompts helpen je slimmer gebruik te maken van taalmodellen en AI.
Deze week laten we zien hoe je een taalmodel, zoals bijvoorbeeld ChatGPT, kan inzetten voor een eerste beoordeling van een klokkenluidersregeling.
Een goede klokkenluidersregeling is onmisbaar en voor bepaalde organisaties uiteraard verplicht. Het biedt medewerkers een veilige manier om misstanden te melden en beschermt hen tegen represailles. Tegelijkertijd moet de regeling voldoen aan wettelijke vereisten, zoals de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Maar hoe begin je met een grondige beoordeling van zo’n regeling? Hier komt AI om de hoek kijken.
Om een taalmodel zoals ChatGPT optimaal in te zetten, is het belangrijk om een heldere en gestructureerde prompt te formuleren. Hieronder delen we een voorbeeldprompt waarmee je een gedetailleerde analyse en praktische verbeterpunten kunt krijgen voor jouw klokkenluidersregeling.
Legal Prompt
Beste ChatGPT, Ik heb een klokkenluiders meldregeling geupload en ik zou graag jouw hulp willen bij het beoordelen ervan. Kun je de huidige meldregeling hieronder bekijken en suggesties doen voor verbeteringen? Zorg er daarbij voor dat de voorgestelde aanpassingen in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving in Nederland. Ik heb de tekst van de Wet bescherming klokkenluiders hieronder gekopieerd.
Specifieke aandachtspunten:
Gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers
Duidelijkheid van procedures
Bescherming van melders tegen represailles
Overeenstemming met relevante wet- en regelgeving (bijv. Wet bescherming klokkenluiders, AVG)
Ik waardeer je feedback en aanbevelingen om de meldregeling effectiever en juridisch conform te maken. Alvast bedankt!
Extra tips
Doel nog duidelijker benoemen
Vermeld wat je met de feedback wilt doen: bijvoorbeeld "Ik wil de regeling optimaliseren voor implementatie" of "Ik wil juridische risico’s minimaliseren."
Voorbeeld: "Ik wil de klokkenluidersregeling optimaliseren voor implementatie en tegelijkertijd juridisch volledig conform maken aan de Wet bescherming klokkenluiders. Kun je verbeteringen voorstellen die concreet toepasbaar zijn?"
Geef een gewenste vorm aan het antwoord
Vraag bijvoorbeeld om een specifieke indeling, zoals:
Kort overzicht van sterke punten.
Concreet overzicht van verbeterpunten per onderwerp.
Juridische analyse van naleving met de Wbk.
Voorbeeld: "Kun je verbeterpunten geven in de volgende structuur: (1) sterke punten van de regeling, (2) verbeterpunten per onderwerp, en (3) juridische toetsing op conformiteit met de Wet bescherming klokkenluiders?"
Geef grenzen aan voor de output
Als je wilt dat het antwoord compact blijft, kun je dit aangeven. Bijvoorbeeld: "Houd het antwoord kort en overzichtelijk, maximaal 500 woorden, en focus op de drie belangrijkste verbeterpunten."
Of, als je een uitgebreide analyse wilt: "Geef een gedetailleerde juridische analyse van hoe deze regeling voldoet aan de Wbk, inclusief concrete suggesties om hiaten te dichten."
Vermeld je eigen focuspunten explicieter
Specificeer welke aspecten van de regeling voor jou het belangrijkst zijn. Voorbeelden:
Bescherming tegen represailles.
Praktische toepasbaarheid voor medewerkers.
Duidelijkheid over interne versus externe meldkanalen.
Voorbeeld: "Ik wil dat de regeling meer nadruk legt op bescherming tegen represailles en duidelijke richtlijnen bevat voor meldingen aan externe instanties. Kun je hierop inzoomen in je analyse?"
Vraag om concrete voorbeelden of oplossingen
Voeg toe dat je praktische suggesties wilt, zoals kant-en-klare tekstvoorstellen.
Voorbeeld: "Kun je specifieke tekstvoorstellen geven voor een paragraaf over bescherming tegen indirecte represailles?"
Door deze technieken te gebruiken, kun je de prompt nog meer afstemmen op jouw behoeften en krijg je een nog gerichter antwoord.
Geef een context of achtergrondinformatie
Hoe meer je deelt over de specifieke situatie, hoe beter mijn antwoord wordt. Bijvoorbeeld:
Is dit een regeling voor een specifiek type organisatie (zoals een multinational, mkb, of ngo)?
Heb je eerder ontvangen feedback die al verwerkt is of waar ik rekening mee moet houden?
Hoe gevoelig ligt dit onderwerp binnen jouw organisatie?
Voorbeeld: "Deze regeling wordt toegepast binnen een multinational met een complexe managementstructuur. Kun je verbeteringen voorstellen die ook bruikbaar zijn voor een groot, divers personeelsbestand?"
Vraag om prioritering
Als je beperkt de tijd of middelen hebt om verbeteringen door te voeren, vraag dan om een prioriteitenlijst.
Voorbeeld: "Welke drie verbeterpunten moeten absoluut worden aangepakt om de regeling te laten voldoen aan de wet- en regelgeving en praktische toepasbaarheid te vergroten?"
Vraag om visuele ondersteuning
Sommige concepten of adviezen worden duidelijker door visuele hulpmiddelen, zoals een stroomschema of een tabel.
Voorbeeld: "Kun je een schematische tijdlijn maken van het proces van melding tot afhandeling, gebaseerd op de huidige regeling?"
Vraag om toetsing of vergelijking
Vraag of ik een vergelijking kan maken met andere regelingen of best practices.
Voorbeeld: "Kun je deze regeling vergelijken met een voorbeeldregeling die volledig voldoet aan de Wet bescherming klokkenluiders? Waarin verschilt deze en hoe kunnen we die verschillen aanpakken?"
Benoem het type taal of toon dat je wilt
Vraag om een bepaalde schrijfstijl, zoals formeel, toegankelijk, of specifiek voor een bepaalde doelgroep.
Voorbeeld: "Schrijf de verbeteringen in eenvoudige, toegankelijke taal zodat ook medewerkers zonder juridische achtergrond dit begrijpen."
Vraag om praktische implementatiestappen
Naast het wat, kun je ook vragen naar het hoe: Hoe voer je de verbeteringen effectief door?
Voorbeeld: "Kun je naast de verbeteringen ook concrete stappen schetsen om deze binnen 3 maanden te implementeren?"
Vraag om juridische en praktische balans
Vaak moet een regeling niet alleen juridisch kloppen, maar ook praktisch werkbaar zijn. Vraag expliciet naar die balans.
Voorbeeld: "Welke aanpassingen zorgen voor een optimale balans tussen juridische conformiteit en praktische uitvoerbaarheid voor medewerkers?"
Vraag om voorbeelden uit de praktijk
Wil je weten hoe andere organisaties soortgelijke kwesties hebben aangepakt? Vraag om voorbeelden.
Voorbeeld: "Kun je aangeven hoe succesvolle implementaties van meldregelingen in andere bedrijven eruitzien?"
Vraag om een juridische risicoanalyse
Focus specifiek op risico’s als je dat belangrijk vindt.
Voorbeeld: "Kun je aangeven welke juridische risico's deze regeling momenteel met zich meebrengt en hoe deze geminimaliseerd kunnen worden?"
Vraag om feedback op je eigen verbeteringen
Als je zelf al ideeën hebt, kun je vragen of die afdoende zijn of verdere verfijning nodig hebben.
Voorbeeld: "Dit zijn de verbeteringen die ik zelf wil doorvoeren: [...]. Kun je aangeven of deze voldoende zijn en welke verdere aanpassingen nodig zijn?"
Benoem expliciet tijd of diepgang
Wil je een uitgebreide analyse of juist een beknopt overzicht? Geef dit expliciet aan.
Voorbeeld: "Geef me een korte samenvatting van de grootste knelpunten, binnen 300 woorden."
Of: "Geef me een gedetailleerde analyse per paragraaf, inclusief juridische toetsing."
Combineer thema's
Als meerdere aspecten belangrijk zijn, combineer die in één vraag.
Voorbeeld: "Kun je een voorstel geven voor een meldprocedure die juridisch voldoet, gebruiksvriendelijk is en gericht op het voorkomen van represailles?"
Vraag om specifieke expertise
Als je weet welke expertise je nodig hebt (bijvoorbeeld arbeidsrecht, compliance, of AVG), vraag daar specifiek om.
Voorbeeld: "Geef advies met een focus op de AVG-conformiteit van deze meldregeling."
Aangepaste prompt
Ik ben jurist en ik wil de klokkenluidersregeling van organisatie X optimaliseren voor implementatie en volledig juridisch conform maken aan de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Hierbij zoek ik verbeteringen die praktisch toepasbaar zijn, juridische risico's minimaliseren en bijdragen aan een gebruiksvriendelijke ervaring voor medewerkers. Kun je een uitgebreide analyse uitvoeren en je antwoord structureren als volgt:
Sterke punten: Benoem wat er goed is aan de huidige regeling.
Verbeterpunten per thema: Focus op gebruiksvriendelijkheid, duidelijkheid van procedures, bescherming tegen represailles, en naleving van relevante wet- en regelgeving (bijv. Wbk en AVG).
Concreet actieplan: Geef een praktische implementatiegids voor de voorgestelde verbeteringen, inclusief een tijdlijn.
Juridische toetsing: Analyseer hoe de regeling voldoet aan de Wbk en geef aan waar eventuele juridische risico’s liggen.
Aanvullende suggesties: Geef specifieke tekstvoorstellen voor onderdelen die extra aandacht nodig hebben, zoals bescherming tegen indirecte represailles en gegevensbescherming.
Extra Informatie:
Deze regeling is bedoeld voor een multinational met een diverse en grote personeelsgroep. We gebruiken een systeem (SpeakUp) voor anonieme meldingen.
Medewerkers hebben vaak geen juridische achtergrond, dus toegankelijkheid is essentieel.
Ik wil een balans tussen juridische conformiteit en praktische toepasbaarheid.
Kun je ook een visuele tijdlijn of stroomschema maken die het meldproces weergeeft, en waar mogelijk best practices uit andere organisaties of sectoren meenemen?
Specifieke focuspunten:
Duidelijke richtlijnen voor interne versus externe meldkanalen.
Bescherming van melders, ook bij onjuiste meldingen die te goeder trouw zijn gedaan.
Nadruk op indirecte represailles (zoals pesten, intimidatie, negeren).
Benieuwd hoe je AI-tools zoals ChatGPT slim kunt inzetten in je dagelijkse werk?
Schrijf je in voor onze Cursus Legal Prompting. Leer hoe je effectieve prompts schrijft en het meeste uit AI haalt.
Onze praktijkgerichte aanpak en up-to-date kennis zorgen ervoor dat je klaar bent voor een efficiëntere en toekomstbestendige manier van werken.
