Een gesprek met ChatGPT of Copilot dat een ambtenaar voert bij het voorbereiden van beleid, kan op grond van de Wet open overheid (Woo) openbaar moeten worden. Dat volgt uit het ruime documentbegrip van de Woo en uit vaste rechtspraak over berichtenapps. Binnenlands Bestuur legde de vraag eind oktober voor aan ICTRecht, dat concludeert dat de Woo en de Archiefwet in beginsel ook gelden voor gesprekken met generatieve AI. Op dat uitgangspunt is weinig af te dingen. Op een paar punten trekt ICTRecht de grens wel scherper dan de rechtspraak tot nu toe doet, en daar zit voor overheidsorganisaties het risico.
De Woo kijkt naar de inhoud van een AI-chat
Een document is volgens artikel 2.1 Woo een opgemaakt of ontvangen stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak. De initiatiefnemers schreven in de memorie van toelichting dat dit verband breed moet worden uitgelegd en dat bijvoorbeeld WhatsApp-berichten documenten kunnen zijn. De Afdeling bestuursrechtspraak oordeelde al onder de Wob dat sms- en WhatsApp-berichten onder het documentbegrip vallen, ook als ze op een privételefoon staan, zodra ze een bestuurlijke aangelegenheid betreffen (ABRvS 20 maart 2019, ECLI:NL:RVS:2019:899, r.o. 5). De techniek van opslaan is volgens de Afdeling niet bepalend, en een andere uitleg zou ambtenaren uitnodigen om naar privékanalen uit te wijken.
Onze lezing is dat die redenering een op een past op een AI-chat. Een prompt en het antwoord daarop zijn vastgelegde gegevens, opgeslagen bij een leverancier in de cloud. Gaat het gesprek over werk, dan hoort het bij het bestuursorgaan te berusten, ongeacht of de ambtenaar het voerde in een zakelijke Copilot-omgeving of in een eigen ChatGPT-account. Dat laatste is bij de Rijksoverheid overigens al niet toegestaan; in stap 3 van onze reeks Starten met AI schreven we waarom een privéaccount voor werkinformatie ook om andere redenen een slecht idee is.
Waar ICTRecht de grens legt, en waarom die nog niet vaststaat
Voor de Archiefwet neemt ICTRecht als standpunt dat alleen de AI-uitvoer bewaard moet worden die daadwerkelijk is overgenomen en in het proces is gebruikt. Concepten die met niemand zijn gedeeld, zijn volgens ICTRecht nog geen document, omdat ze niet buiten de opsteller zijn getreden. Deelt een ambtenaar een hele chatsessie met collega's, dan moet die integraal worden bewaard, inclusief prompts en geüploade documenten. AI gebruiken als vrijblijvende brainstormtool valt volgens ICTRecht buiten de publieke taak.
Voor de archiefpraktijk is dat een werkbare lijn. Voor de Woo is hij minder zeker. De Rechtbank Den Haag oordeelde dat niet in het algemeen kan worden volgehouden dat conceptversies buiten de Woo vallen, en dat het van de formulering van het verzoek afhangt of een bestuursorgaan ze moet beoordelen (Rb. Den Haag 4 mei 2023, ECLI:NL:RBDHA:2023:7114, r.o. 5). Ook de uitzondering voor brainstormen verhoudt zich lastig tot de brede uitleg van het begrip publieke taak. Een ambtenaar die met een taalmodel opties voor parkeerbeleid verkent, is met zijn publieke taak bezig, ook als er nooit een tekst uit voortkomt. Advocaat Cornelis van der Sluis waarschuwde vorig jaar in Binnenlands Bestuur al dat ook teksten die ambtenaren alleen laten verbeteren archiefplichtig en Woo-relevant kunnen zijn.
Voor zover wij kunnen nagaan, heeft de bestuursrechter zich nog niet over AI-chats uitgesproken. Het standpunt van ICTRecht is daarmee een verdedigbare interpretatie. Een organisatie die er haar bewaarbeleid volledig op bouwt, neemt het risico dat een rechter later een ruimere maatstaf aanlegt.
Persoonlijke beleidsopvattingen zitten in de prompt van de ambtenaar
Op grond van artikel 5.2, eerste lid, Woo wordt geen informatie verstrekt over persoonlijke beleidsopvattingen in documenten voor intern beraad. Feiten, prognoses en beleidsalternatieven vallen daar uitdrukkelijk niet onder. Schrijft een ambtenaar in zijn prompt dat hij zelf voorstander is van een autoluwe binnenstad, dan kan dat deel van de prompt onder de uitzondering vallen. De verkeerscijfers die hij invoert en de alternatieven die het model uitwerkt, zijn in beginsel openbaar.
ICTRecht stelt dat een taalmodel zelf geen persoonlijke beleidsopvattingen heeft. Een zin als "naar mijn mening is optie 2 de beste keuze" is geen opvatting van een ambtenaar, en een AI-systeem is een instrument dat zelf niet deelneemt aan het intern beraad. Wij volgen die redenering voor de ruwe uitvoer in de chat. Het beeld verandert zodra de ambtenaar het AI-advies overneemt en als zijn eigen advies aan zijn leidinggevende stuurt. In dat document is de opvatting van de ambtenaar, en daar kan artikel 5.2 weer spelen.
Voor stukken die zijn opgesteld voor formele bestuurlijke besluitvorming geldt een strengere regel. Daarin worden persoonlijke beleidsopvattingen in beginsel in niet tot personen herleidbare vorm verstrekt, tenzij het intern beraad onevenredig wordt geschaad (artikel 5.2, derde lid, Woo). De Afdeling legde dat begrip ruim uit en oordeelde dat er geen formeel besluit nodig is om van formele bestuurlijke besluitvorming te spreken (ABRvS 8 oktober 2025, ECLI:NL:RVS:2025:4814, zoals besproken door Stibbe). Een AI-gesprek dat uitmondt in een ambtelijk advies aan een wethouder, schuift daarmee richting openbaarheid.
Een verwijderde chat is het grotere risico
Openbaarmaking is beheersbaar zolang de uitzonderingsgronden zorgvuldig worden toegepast. Lastiger is een chat die er niet meer is. Bij een Woo-verzoek moet het bestuursorgaan onderzoeken of documenten hebben bestaan en bij hem hadden behoren te berusten (zie Rb. Den Haag 4 mei 2023, r.o. 4). Gooit een ambtenaar een chat weg die bewaard had moeten worden, dan is de organisatie volgens ICTRecht in overtreding van de Archiefwet. AI-tools wissen chatgeschiedenis bovendien soms automatisch of laten medewerkers dat met één klik doen.
De nieuwe Archiefwet treedt op 1 januari 2027 in werking en is toegesneden op digitale informatie. Dat verandert niets aan het uitgangspunt dat de inhoud bepaalt wat bewaard moet worden. Het is wel een natuurlijk moment om AI-chats in het informatiebeheer op te nemen.
Wat een overheidsorganisatie nu kan vastleggen
Bij TIL zien we dat de meeste AI-gebruiksregels bij overheden gaan over welke gegevens je wel en niet invoert. Over wat er daarna met het gesprek gebeurt, staat er vaak niets. Dat gat is te dichten met een paar afspraken.
Leg vast dat werkgerelateerde AI-gesprekken alleen in een zakelijke omgeving plaatsvinden waar de organisatie bij de chatgeschiedenis kan. Neem bij de inkoop van een AI-tool op hoe lang chats worden bewaard, of medewerkers ze zelf kunnen wissen en hoe ze te exporteren zijn. Bepaal wanneer een chat naar het documentmanagementsysteem gaat: in elk geval als AI-uitvoer is gebruikt in een stuk voor besluitvorming en als een chat met collega's is gedeeld. Kies je ervoor ruimer te bewaren dan ICTRecht bepleit, dan vang je een strengere uitleg door de rechter op. Neem AI-chatgeschiedenis daarnaast op in het protocol voor de zoekslag bij Woo-verzoeken.
Ook voor juristen aan de andere kant van de tafel heeft dit gevolgen. Wie namens een cliënt of als journalist een Woo-verzoek doet, kan gesprekken met AI-tools uitdrukkelijk in het verzoek opnemen. Gezien de rechtspraak over concepten maakt die formulering verschil.